Privacyverklaring

OnderwijsPost is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar kandidaten, werknemers, klanten, alsook van haar andere relaties en bezoekers van de website van essentieel belang is. De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt. Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met onze privacyverklaring.

Wij hechten grote waarde aan jouw privacy, jouw gegevens zullen vertrouwelijk door ons worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van onze dienstverlening. Wij zullen enkel jouw gegevens verstrekken aan derden ter realisatie van het initiële doel waarvoor de informatie is verkregen. Het initiële doel voor de verwerking van jouw gegevens is het selecteren, werven, detacheren en recruiten van onderwijspersoneel en het aan je laten toekomen van aanbiedingen in het kader van dit doel en onze dienstverlening. OnderwijsPost is hiermee gemachtigd deze gegevens door te geven aan (potentiële) opdrachtgevers, onderaannemers en leveranciers in het kader van het initiële verwerkingsdoel.

Deze privacyverklaring beschrijft de gegevensverwerking van de OnderwijsPost entiteiten. In relatie tot onze entiteiten spreken wij over:

• verwerking van persoonsgegevens van zakelijke relaties;
• verwerking van persoonsgegevens van kandidaten.

Per activiteit beschrijven wij in deze privacyverklaring de primaire activiteiten omtrent de gegevensverwerkingen die plaatsvinden. Aanvullend hierop word je deelgenoot gemaakt van overige aspecten die in relatie staan met onze gegevensverwerkingen. Persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie wanneer hiervoor een overeenkomst in het kader van dataverwerking ten grondslag ligt.

Jouw rechten

Als betrokkene heb je een aantal rechten, waaronder; Inzage, Rectificatie, Vergetelheid, Beperkingen, Bezwaar, Overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens. Tevens heb je als betrokkene het recht op het indienen van een klacht inzake verwerking van de persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of rechter. Als je inzage wenst in jouw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen, dan kun je contact opnemen met jouw contactpersoon van OnderwijsPost.

Mocht jouw contactpersoon niet bekend zijn dan kun je terecht bij Gail Burgers - van Heuven van Staereling (Office- en Projectmanager) of Mariska Dihal (HR-adviseur).

Contactgegevens privacy en gegevensverwerking
Naam: Petra Keijzer - Boom (Backoffice medewerker)
E-mail: petra@onderwijspost.nl
Tel: 010 - 2150620

Naam: Mariska Dihal (HR-adviseur)
E-mail: mariska@onderwijspost.nl
Tel: 010 - 2150620

Laatste wijzigingsdatum privacyverklaring: 30-08-2022

Persoonsgegevens van zakelijke relaties

(contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, opdrachtnemers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden)

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen jouw gegevens vanaf het moment dat je gegevens invult of achterlaat op onze website, jezelf inschrijft op één van onze vestigingen of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om:

• je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert of nieuwsbrief);
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor jouw interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je jezelf daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
• je geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven), etc.;
• een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie of opdracht met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
• een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
• kwaliteitsdoeleinden zoals certificering en klanttevredenheid toe te passen.

OnderwijsPost verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

• organisatienamen van opdrachtgevers;
• namen, contactgegevens en functies van contactpersonen;
• bankgegevens ter facturatie.

OnderwijsPost kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere OnderwijsPost entiteiten en onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin OnderwijsPost hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening waaronder; detachering, flexpool, recruitment en werving & selectie.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. Je bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

Meer specifiek gaat het om - onder andere en voor zover van toepassing - de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving:

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages, werkervaring, nevenactiviteiten en diploma’s;
• gegevens over trainingen, cursussen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid, reisbereidheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• pasfoto - op vrijwillige basis.

Op het moment dat je voor OnderwijsPost kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt:

• nationaliteit, BSN-nummer, identiteitsbewijs, werkvergunning, VOG;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

Indien je voor OnderwijsPost kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt als ZZP’er, worden bovengenoemde gegevens enkel verwerkt indien relevant en vereist.

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens (kandidatendossier) delen?

OnderwijsPost kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere OnderwijsPost entiteiten, haar (potentiële) opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst of toestemming van de betrokkenen in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”. Het doel van het delen van jouw persoonsgegevens staat in het kader van de uitvoering van onze OnderwijsPost dienstverlening waaronder detachering, flexpool, recruitment en werving & selectie. Wij verzoeken onze (potentiële) opdrachtgevers bij afronding van de doelstelling, bijvoorbeeld bij het formeel invullen van een vacature, de ontvangen kandidaat informatie noodzakelijk voor de totstandkoming van de overeenkomst te verwijderen.

Kandidaten persoonsgegevens en bewaartermijn

Jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW, CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot maximaal twee jaar na het laatste contact indien je niet voor OnderwijsPost hebt gewerkt. Als onderdeel van onze sollicitatieprocedure wordt jouw toestemming gevraagd en geborgd ter verwerking van jouw persoonsgegevens. Na circa 22 maanden nadat je geen contact met ons hebt gehad ontvang je een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven. Hierbij wordt opnieuw aan jou toestemming gevraagd om de persoonsgegevens te verwerken in relatie tot het initiële doel (uitvoering van onze dienstverlening).

Indien je geen gebruik meer wilt maken van onze dienstverlening, kun je je uitschrijven (onderdeel van de sollicitatieprocedure). Dit kun je aangeven bij jouw contactpersoon van OnderwijsPost.

Persoonsgegevens van kandidaten verkregen vanuit derden

OnderwijsPost kan van haar zakelijke relaties (toeleveranciers) persoonsgegevens van kandidaten ontvangen. Op welke wijze deze gegevens zijn verkregen en op welke rechtmatige grondslagen de verwerking is gebaseerd kan niet in zijn volledigheid door OnderwijsPost worden vastgesteld. Bij ontvangst van persoonsgegevens van kandidaten vindt verwerking plaats op grond van uitvoering van een overeenkomst ter detachering, flexpool, recruitment of werving en selectie doeleinden. Deze overeenkomst tussen toeleverancier en OnderwijsPost is gebaseerd op het gegeven dat de persoonsgegevens door initiator (toeleverancier) op rechtmatige wijze zijn verkregen. OnderwijsPost treft waar mogelijk maatregelen om toeleveranciers op de hoogte te stellen van de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt aan organisaties. Toeleverancier is, in de relatie van toeleveranciers en OnderwijsPost verantwoordelijk om haar persoonsgegevens tevens op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te verwerken.

(Sub)Verwerkers & derden

OnderwijsPost maakt gebruik van de volgende (sub)verwerkers, met wie (sub)verwerkingsovereenkomsten zijn afgesloten. Gedetailleerde informatie over de (sub)verwerkers is op aanvraag beschikbaar.

• Een IT- en werkplek leverancier treedt op als (sub)verwerker bij de levering van de kantoor automatisering.
• Een software leverancier treedt op als (sub)verwerker bij de levering van middelen om activiteiten in het kader van detachering en recruitment te registeren en te realiseren.
• Een software leverancier treedt op als (sub)verwerker bij de levering van middelen om activiteiten in het kader van administratie en boekhouding.

Gedetailleerde informatie over derde (samenwerkings)partijen is op aanvraag beschikbaar.

Dataminimalisatie

OnderwijsPost tracht ten alle tijden niet meer persoonsgegevens te verwerken dan noodzakelijk voor de uitvoering van haar bedrijfsvoering. Operationele terugkerende activiteiten voorzien in de reguliere controleslag op juistheid van doel en rechtmatigheid van verwerking. Er wordt gestreefd naar een constante vorm van welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden voor verwerking van data. Hierbij hanteert de organisatie het principe hoe minder data des te minder risico in welke vorm dan ook.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Alle personeelsleden van OnderwijsPost die in vast dienstverband zijn of werkzaam zijn op uitzendbasis moeten een Verklaring Omtrent Gedrag overhandigen.

Beveiligingsmaatregelen

Diverse maatregelen ter beveiliging van informatie worden getroffen. Deze maatregelen zijn van organisatorische, administratieve en technische aard. Om inzicht te geven in de getroffen maatregelen vind je onderstaand een overzicht van aspecten en methoden die (minimaal) worden toegepast binnen de organisatie OnderwijsPost. Voor meer gedetailleerde informatie over toegepaste maatregelen kan contact worden opgenomen met Petra Keijzer-Boom (Backoffice medewerker) of Mariska Dihal (HR-adviseur).

• IT-voorzieningen en apparatuur zijn fysiek beschermd tegen toegang door onbevoegden en tegen schade en storingen;
• er zijn procedures om bevoegde gebruikers toegang te geven tot de informatiesystemen en diensten die ze voor de uitvoering van hun taken nodig hebben en om onbevoegde toegang tot informatiesystemen te voorkomen;
• er zijn procedures voor de waarborging van gegevens bij in, door of uitstroom van medewerkers;
• bij transport van expliciet als zodanig aangemerkte vertrouwelijke informatie over netwerken wordt adequate encryptie te worden toegepast (HTTPS);
• activiteiten die gebruikers uitvoeren (met persoonsgegevens) worden vastgelegd in logbestanden. Hetzelfde geldt voor andere relevante gebeurtenissen, zoals pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot persoonsgegevens en verstoringen die kunnen leiden tot verminking of verlies van persoonsgegevens;

Het netwerk en de informatiesystemen worden actief gemonitord en beheerd. Er is tevens een procedure beschikbaar om eventuele datalekken af te handelen. Onderdeel hiervan is het informeren van eventuele betrokkenen.